Przejdź do treści
teamtrack.
Zaloguj sięZacznij za darmo
Wnioski zakupowe w TeamTrack

Darmowy system wniosków zakupowych dla firmy.

System wniosków zakupowych TeamTrack łączy potrzebę pracownika z decyzją, zamówieniem i dostarczeniem narzędzia pracy. Komputer, licencja, biurko czy drobne wyposażenie przechodzą przez proces, w którym wiadomo, czego potrzeba i co faktycznie zostało zrealizowane.

0 zł Obecnie wszystkie dostępne moduły są bezpłatne.

Zacznij za darmo Poznaj szczegóły

Część modułu Zakupy i wyposażenie

Od zapotrzebowania przez akceptację do dostawy i wydania.

01Zgłoś potrzebę
02Uzyskaj akceptację
03Zrealizuj zamówienie
04Przekaż do pracy

Przykładowa kolejność działań w module.

Akceptacja wydatku jest jednym z etapów obsługi zakupu. Po niej trzeba jeszcze złożyć zamówienie, przyjąć dostawę i przekazać zasób pracownikowi. TeamTrack prowadzi te czynności w połączonych ewidencjach, dzięki czemu firma może sprawdzić zarówno uzasadnienie potrzeby, jak i wynik realizacji.

Zapotrzebowanie zakupowe zgłoszone przez pracownika

Osoba z zespołu opisuje potrzebny sprzęt, usługę lub wyposażenie oraz uzasadnienie zakupu. Zgłoszenie trafia do właściwego obiegu, zamiast pozostawać pojedynczą wiadomością bez dalszego statusu. Wnioskodawca może wrócić do swojej sprawy i sprawdzić jej stan.

Dobrze opisane zapotrzebowanie ułatwia decyzję przełożonemu oraz realizację opiekunowi zakupów. Na początku warto wskazać zastosowanie, potrzebny termin i istotne parametry. Dalsza obsługa zachowuje powiązanie z osobą, która zgłosiła potrzebę.

  • Opis potrzeby i uzasadnienie
  • Zapotrzebowanie związane z pracownikiem
  • Status dostępny w procesie obsługi

Akceptacja zakupu i kontrola odpowiedzialności

Wniosek wymaga decyzji osób uprawnionych do zatwierdzania zakupu. Obieg może uwzględniać przygotowane ścieżki akceptacji i zasady organizacji. Status pozwala odróżnić zgłoszenie oczekujące na decyzję od potrzeby zaakceptowanej do realizacji.

Informacja o budżecie i uzasadnieniu pozostaje przy sprawie. Dzięki rozdzieleniu ról osoba zgłaszająca nie musi jednocześnie odpowiadać za decyzję finansową i obsługę dostawcy. Historia pomaga wrócić do ustaleń, gdy zakres zakupu wymaga wyjaśnienia.

  • Ścieżki akceptacji w organizacji
  • Zatwierdzanie potrzeby i budżetu
  • Ustalenia oraz historia obsługi

Zamówienia zakupowe i dostawy częściowe

Po akceptacji prowadzisz realizację z dostawcą i zamówieniem. Potwierdzenie zakupu nie oznacza jeszcze, że wszystkie pozycje dotarły do firmy. Dostawy pozwalają zapisać faktycznie otrzymane zasoby, także wtedy, gdy zamówienie przychodzi w kilku częściach.

Przyjęte wyposażenie trafia do ewidencji organizacji. Zasób może otrzymać wewnętrzny identyfikator i dane potrzebne do dalszego użytkowania. W przypadku oprogramowania dalsza obsługa obejmuje kartotekę licencji i dostępne przydziały.

  • Dostawca oraz pozycje zamówienia
  • Przyjęcie dostawy i obsługa częściowej realizacji
  • Powiązanie z ewidencją sprzętu oraz licencji

Wydanie sprzętu kończy realizację potrzeby

Ostatnim etapem zakupu dla pracownika jest przekazanie narzędzia. Wydanie wskazuje osobę korzystającą z wyposażenia i datę przekazania. Pracownik może potwierdzić odbiór, a informacja pozostaje widoczna także w kontekście jego kartoteki.

Ewidencja ma znaczenie również po zakończeniu zakupu. Pozwala sprawdzić, kto ma komputer lub inne mienie i co należy odebrać przy zakończeniu współpracy. Zwrot zasobu domyka odpowiedzialność za wyposażenie, a przydział licencji może zostać zwolniony.

  • Wydanie i potwierdzenie odbioru
  • Przypisanie wyposażenia do pracownika
  • Zwrot mienia i rozliczenie przy odejściu
Od początku do rezultatu

Jak przebiega realizacja wniosku zakupowego?

Każdy etap ma swój kontekst i kolejną czynność do wykonania.

01

Zgłoś potrzebę

Pracownik opisuje zakup i wyjaśnia jego zastosowanie.

02

Uzyskaj akceptację

Wniosek przechodzi przez osoby odpowiedzialne za decyzję.

03

Zrealizuj zamówienie

Zapisz zakup i faktycznie przyjęte dostawy.

04

Przekaż do pracy

Wydaj zasób pracownikowi i zachowaj ewidencję odbioru.

Szczegóły mają znaczenie

Pytania i odpowiedzi.

Sprawdź zakres funkcji i zasady korzystania z modułu.

Czy pracownik może sam zgłosić zapotrzebowanie?

Tak. Proces obejmuje potrzeby zgłaszane przez pracowników oraz dalszą obsługę według uprawnień organizacji.

Czy można kupować wyposażenie inne niż komputer?

Tak. Ewidencja obejmuje także meble, telefony, drobne wyposażenie i inne zasoby prowadzone przez firmę, a licencje mają własne kartoteki.

Czy system pokazuje, komu wydano zakupiony sprzęt?

Tak. Wydania są powiązane z pracownikiem, a rejestr pomaga sprawdzić przekazane mienie oraz późniejsze zwroty.

Więcej możliwości w tym obszarze

Wybierz sprawę, którą chcesz uporządkować. Sprawdź funkcje, przebieg pracy i powiązania z pozostałymi modułami TeamTrack.

Sprawy, które się łączą

Zobacz również.

Zacznij bezpłatnie

Połącz ten obszar z resztą firmy.

Obecnie wszystkie dostępne moduły TeamTrack są całkowicie bezpłatne. Utwórz organizację i zaproś zespół do wspólnej pracy.

Zacznij za darmo