Dodaj pojazd
Uzupełnij kartotekę, wymagania i dokumenty samochodu.
Flota samochodowa w TeamTrack
Zarządzanie flotą firmową z perspektywą pojazdu i kierowcy.
Pojazd firmowy to więcej niż numer rejestracyjny. Trzeba wiedzieć, kto z niego korzysta, kiedy będzie dostępny, jakie ma dokumenty i które terminy zbliżają się do końca. TeamTrack łączy te informacje w kartotece floty.
Pojazdy, rezerwacje, koszty i terminy w jednym miejscu.
01Dodaj pojazd
02Zaplanuj użycie
03Prowadź eksploatację
04Kontroluj terminy
Przykładowa kolejność działań w module.
Kierowca korzysta z funkcji związanych ze swoim pojazdem lub rezerwacją. Zarządca floty planuje dostępność i obsługuje terminy, a osoby uprawnione do rozliczeń widzą odpowiednie koszty. Powiązania z delegacjami pomagają zachować kontekst podróży.
Kartoteka pojazdu i dokumentacja
Każdy samochód ma własną kartotekę z danymi identyfikacyjnymi i informacjami eksploatacyjnymi. Dokumentacja pozostaje przy pojeździe: można wrócić do polisy, danych finansowania lub zapisanego badania bez przeglądania folderów kilku osób.
Dostęp do dokumentów wynika z roli. Kierowca, zarządca i księgowość nie muszą widzieć identycznego zakresu. W przypadku kilku firm pojazdy oraz ich historia są przypisane do właściwej organizacji.
Przydziały, rezerwacje i dostępność
Przydział wskazuje osobę korzystającą z pojazdu, a rezerwacja pozwala zaplanować określony termin. System sprawdza powiązania i konflikty, aby nie traktować tego samego samochodu jako dostępnego dla sprzecznych planów.
Rezerwacja może być powiązana z delegacją kierowcy. Takie połączenie pomaga sprawdzić, czy okres użycia pojazdu odpowiada rzeczywistej podróży. Osoba obsługująca flotę widzi sprawę w szerszym kontekście niż pojedyncza data w kalendarzu.
Przebiegi i koszty użytkowania
Zapisy przebiegu i kosztów pozwalają śledzić eksploatację pojazdu. Wydatki mają kontekst daty, samochodu i dokumentu. Raportowanie może uwzględniać paliwo, serwis oraz inne koszty prowadzone w ewidencji.
Korekta kosztu jest odróżniona od usunięcia historii. To istotne przy późniejszym sprawdzaniu zestawień: osoba przeglądająca dane powinna wiedzieć, dlaczego dana pozycja przestała być uwzględniana. Informacje o przebiegu pomagają także przy obsłudze terminów zależnych od kilometrów.
Badania, polisy i wymagania pojazdów
Różne pojazdy mogą mieć różne wymagania. Kartoteka pozwala prowadzić badania i dokumenty właściwe dla konkretnego samochodu oraz jego wyposażenia. Termin ważności nie jest jedyną informacją: znaczenie ma także wynik wykonanego sprawdzenia.
Polisy i inne dokumenty mają własne okresy obowiązywania. Osoba odpowiedzialna może sprawdzić, które zabezpieczenia i czynności są aktualne, a które wymagają uzupełnienia. Lista spraw nie musi być odtwarzana z numerów rejestracyjnych w arkuszu.
Terminy cykliczne, przypomnienia i raporty floty
Przypomnienia wspierają obsługę dat i przebiegów związanych z użytkowaniem pojazdu. Cykliczne czynności można kontynuować w kolejnym terminie, zachowując poprzedni zapis. Dzięki temu wykonanie zadania nie oznacza utraty historii serwisowej.
Raporty i eksport danych ułatwiają porównanie kosztów i zdarzeń w wybranym okresie. Zarządca widzi sprawy operacyjne, a osoby uprawnione do kosztów mogą wykorzystać dane przy kontroli wydatków związanych z flotą.
Od początku do rezultatuJak wygląda praca
Jak wygląda praca
w tym module?
Każdy etap ma swój kontekst i kolejną czynność do wykonania.
Zaplanuj użycie
Przypisz kierowcę lub przygotuj rezerwację na konkretny okres.
Prowadź eksploatację
Zapisuj przebiegi, koszty, badania i zdarzenia.
Kontroluj terminy
Sprawdzaj przypomnienia, ciągłość dokumentów i zestawienia floty.
Szczegóły mają znaczenie
Pytania i odpowiedzi.
Sprawdź zakres funkcji i zasady korzystania z modułu.
Czy pojazd może być powiązany z delegacją?
Tak. Rezerwacja może wskazywać delegację kierowcy, z kontrolą powiązania i okresu podróży.
Czy można prowadzić różne wymagania dla różnych pojazdów?
Tak. Obsługa badań i wymagań uwzględnia konkretny pojazd oraz wymagające sprawdzeń wyposażenie.
Czy przypomnienia mogą zależeć od przebiegu?
Tak. Ewidencja obsługuje również terminy powiązane z kilometrami, zgodnie z konfiguracją danego sprawdzenia.
Czy kierowca ma dostęp do wszystkich kosztów floty?
Zakres danych i czynności zależy od przypisania oraz uprawnień. Dostęp kierowcy jest oddzielony od zarządzania całą flotą i jej rozliczeniami.
Sprawy, które się łączą
Zobacz również.
Z praktyki pracy z tym obszarem
Obieg delegacji: co ustalić przed wyjazdem i po powrocieKolejny krok należy do Ciebie
Połącz ten obszar z resztą firmy.
Utwórz organizację i zacznij porządkować codzienne sprawy swojego zespołu w TeamTrack.