Opisz potrzebę
Pracownik składa zapotrzebowanie z pozycjami i uzasadnieniem.
Zakupy i wyposażenie w TeamTrack
Wnioski zakupowe, sprzęt i licencje połączone w jeden obieg.
Pracownik potrzebuje komputera, biurka albo licencji. Zanim rzecz trafi na jego stanowisko, trzeba zaakceptować potrzebę, ustalić zakup, potwierdzić dostawę i zapisać odpowiedzialność za wydanie. TeamTrack łączy te etapy bez gubienia informacji pomiędzy działami.
Od potrzeby pracownika do rozliczonego zwrotu.
01Opisz potrzebę
02Zatwierdź i zamów
03Przyjmij i wydaj
04Potwierdź i rozlicz
Przykładowa kolejność działań w module.
Ten sam moduł obejmuje sprzęt IT, meble, narzędzia, materiały zużywalne i licencje. Każdy rodzaj zasobu ma właściwy sposób ewidencji. Pracownik widzi, co otrzymał, przełożony sprawdza wyposażenie zespołu, a opiekun majątku prowadzi stan i rozliczenie zwrotów.
Zapotrzebowanie i niezależna akceptacja budżetu
Wniosek opisuje potrzebę, uzasadnienie, oczekiwany termin i pozycje do zakupu. Można wskazać ilości, wymagania oraz szacunkowe ceny. Osoba zatwierdzająca otrzymuje konkretną sprawę, a nie ogólne pytanie o nowy sprzęt.
Własne zapotrzebowanie wymaga decyzji innej osoby. Zatwierdzony limit jest punktem odniesienia dla realizacji zakupu. Jeśli faktyczny koszt go przekracza, trzeba uzyskać dodatkową akceptację kwoty, zanim zamówienie przejdzie dalej.
Dostawca, zamówienie i dostawy częściowe
Zaakceptowane zapotrzebowanie tworzy dokument zakupowy. Osoba obsługująca zakup uzupełnia dostawcę, ceny i warunki zamówienia. Można zapisać planowaną dostawę, dane faktury i informację o płatności.
Przyjęcie dotyczy ilości, które rzeczywiście dotarły. Pozostałe pozycje nadal oczekują na dostarczenie. Potwierdzenie tej samej dostawy przesłane ponownie nie powinno dublować stanu. Takie rozdzielenie jest szczególnie przydatne, gdy sprzęt i licencje docierają w różnych terminach.
Majątek z identyfikatorem organizacji
Każda sztuka trwałego wyposażenia otrzymuje własny numer ewidencyjny. Kartoteka może zawierać producenta, model, numer seryjny, lokalizację, gwarancję, dostawcę i stan. Materiały zużywalne są prowadzone ilościowo, bez tworzenia takiego samego obowiązku zwrotu jak dla laptopa.
Spis inwentaryzacyjny porównuje oczekiwaną i sprawdzoną ilość. Różnica pozostaje do wyjaśnienia, zamiast automatycznie zmieniać magazyn. Dokumenty i historia pozwalają odtworzyć pochodzenie oraz sposób użytkowania zasobu.
Licencje, stanowiska i terminy odnowienia
Licencja ma własną kartotekę, model przypisania i pulę stanowisk. Można prowadzić licencje imienne, dla urządzeń lub współdzielone oraz zapisywać ważność, termin odnowienia i informację o automatycznym przedłużeniu.
Aktywne przydziały pomniejszają dostępność. Klucze licencyjne są szyfrowane i dostępne uprawnionym osobom. Przypomnienia pomagają przygotować decyzję o dalszym korzystaniu z oprogramowania, zanim zakończy się obowiązujący okres.
Wydanie, potwierdzenie pracownika i zwrot
Wydanie wskazuje pracownika, datę, ilość i ewentualny termin zwrotu. Pracownik może potwierdzić odbiór, zgłosić zastrzeżenie, problem techniczny albo chęć oddania zasobu. Dostępny jest protokół PDF.
Wydania wymagające zwrotu są widoczne również w HR. Przy zakończeniu współpracy powstaje lista rzeczy do rozliczenia. Zwrot potwierdza osoba obsługująca wyposażenie, z opisem stanu. Przy licencji potwierdzenie dokumentuje odebranie dostępu, które trzeba wykonać także w usłudze dostawcy.
Od początku do rezultatuJak wygląda praca
Jak wygląda praca
w tym module?
Każdy etap ma swój kontekst i kolejną czynność do wykonania.
Zatwierdź i zamów
Właściwa osoba akceptuje limit, a zakup otrzymuje dostawcę i warunki.
Przyjmij i wydaj
Dostawa trafia do ewidencji, a zasoby otrzymują identyfikatory i pracowników.
Potwierdź i rozlicz
Pracownik potwierdza odbiór, a zwrot lub odebranie dostępu zamyka wydanie.
Szczegóły mają znaczenie
Pytania i odpowiedzi.
Sprawdź zakres funkcji i zasady korzystania z modułu.
Czy mogę ewidencjonować meble i materiały biurowe?
Tak. Ewidencja obejmuje różne kategorie wyposażenia i materiały zużywalne, a nie tylko sprzęt komputerowy.
Czy zakup może dotrzeć w kilku dostawach?
Tak. Przyjęcie jest prowadzone po ilościach rzeczywiście otrzymanych. System pokazuje, co nadal pozostało do dostarczenia.
Czy pracownik widzi przypisany sprzęt i licencje?
Tak. W swoim wyposażeniu może sprawdzić wydania, potwierdzić odbiór i zgłosić problem albo zwrot.
Jak wyposażenie łączy się z zakończeniem zatrudnienia?
Zasoby wymagające zwrotu są powiązane z HR. Nierozliczone wydania pozostają na liście obowiązków przy kończeniu współpracy.
Sprawy, które się łączą
Zobacz również.
Z praktyki pracy z tym obszarem
Onboarding pracownika: jak połączyć ludzi, dokumenty i narzędzia Wnioski zakupowe: od potrzeby pracownika do wydania wyposażeniaKolejny krok należy do Ciebie
Połącz ten obszar z resztą firmy.
Utwórz organizację i zacznij porządkować codzienne sprawy swojego zespołu w TeamTrack.