O czym jest ten poradnik?
Pierwszy dzień pracownika jest wynikiem wielu wcześniejszych przygotowań. Ktoś musi ustalić warunki współpracy, przygotować dokumenty, zapewnić narzędzia i opisać pierwsze zadania. Jeżeli żadna osoba nie widzi całego procesu, gotowość jednego działu może maskować brak po stronie innego.
Dobrze ułożony onboarding łączy czynności z odpowiedzialnymi, terminami i konkretną osobą. Poniższy plan pokazuje sposób organizacji pracy, który można odwzorować w modułach TeamTrack.
Zacznij od momentu, w którym rekrutacja przechodzi w zatrudnienie
Decyzja o wyborze kandydata powinna uruchamiać określony zestaw działań. Ustal datę rozpoczęcia, stanowisko, przełożonego i jednostkę organizacyjną. Te informacje wyznaczają, kto ma przygotować wdrożenie i z jakich zasobów nowa osoba będzie korzystać.
W TeamTrack przyjęcie kandydata łączy rekrutację z kartoteką pracownika. Zamiast kończyć proces samym oznaczeniem „zatrudniony”, zespół otrzymuje podstawę do dalszej obsługi. Sprawdź dane, które przechodzą do kartoteki; nie traktuj wcześniejszej notatki rekrutacyjnej jako automatycznie aktualnych warunków zatrudnienia.
Rozdziel zadania, które często kryją się pod jednym hasłem
„Przygotować stanowisko” może oznaczać zakup sprzętu, przydzielenie istniejącego komputera, założenie dostępów i ustalenie miejsca pracy. Każda z tych czynności może mieć innego wykonawcę. Rozpisz je tak, aby było wiadomo, co oznacza zakończenie zadania.
Przy osobie lub projekcie wdrożeniowym wskaż odpowiedzialnych oraz terminy. Dla HR może to być przygotowanie dokumentów, dla opiekuna wyposażenia wydanie narzędzi, a dla przełożonego plan pierwszego tygodnia. Zadanie jest gotowe wtedy, gdy osiągnięto określony rezultat, nie tylko gdy ktoś rozpoczął przygotowania.
Wprowadź warunki zatrudnienia i sprawdź profil pracy
Wymiar etatu, normy, dni pracy i system wykonywania obowiązków wpływają na dalszą obsługę. Osoba pracująca w innym wymiarze lub na zmianach nie powinna otrzymywać przypadkowego, domyślnego planu tylko dlatego, że tak skonfigurowano pozostały zespół.
Wprowadź umowę i zweryfikuj profil czasu pracy. Sprawdź również przypisanie przełożonego, ponieważ jest istotne przy dostępie do zespołu i obsłudze wybranych wniosków. W firmie obsługującej kilka organizacji upewnij się, że pracujesz w kontekście właściwej spółki.
Połącz narzędzia pracy z faktycznym wydaniem
Zaakceptowany zakup nie oznacza jeszcze, że sprzęt dotarł, a przyjęcie do magazynu nie oznacza odbioru przez pracownika. Warto oddzielić te etapy. Dopiero wydanie z identyfikatorem pozwala powiedzieć, który konkretny zasób znajduje się u danej osoby.
W TeamTrack pracownik potwierdza odbiór wyposażenia i może zgłosić zastrzeżenie. Licencje również mają swoje przydziały. Przygotowanie narzędzi na początku współpracy od razu tworzy podstawę do późniejszego serwisu, wymiany i rozliczenia zwrotu.
Zadbaj o pierwszy samodzielny krok pracownika
Wdrożenie nie kończy się na dostarczeniu dokumentów. Nowa osoba potrzebuje informacji, gdzie znajdzie zespół, jak zgłosi nieobecność i gdzie zobaczy pierwsze zadanie. Przygotuj niewielką, konkretną listę czynności na start zamiast przekazywać wszystkie informacje jednocześnie.
Katalog ludzi, aktualności i własne zadania na pulpicie pomagają odnaleźć kontekst. Dokumenty, które wymagają zapoznania się, powinny mieć czytelną czynność do wykonania. Po pierwszych dniach przełożony może zebrać pytania i uzupełnić plan wdrożenia na podstawie rzeczywistych potrzeb.
Lista kontrolna do wykorzystania w firmie
- Potwierdzona data rozpoczęcia i warunki współpracy.
- Stanowisko, dział, organizacja i bezpośredni przełożony.
- Umowa oraz sprawdzony profil czasu pracy.
- Zadania HR, wyposażenia i przełożonego z terminami.
- Faktycznie wydany sprzęt i przydzielone licencje.
- Pierwsze zadanie, dokumenty i kontakt do zespołu.
Dodatkowe pytania
Czy onboarding musi być projektem?
Nie. Może opierać się na zadaniach kadrowych związanych z pracownikiem. Osobny projekt jest przydatny, gdy wdrożenie obejmuje więcej działań lub wymaga wspólnego planu wielu osób.
Co najłatwiej przeoczyć?
Najczęściej rozdzielenie etapów: zaakceptowany zakup nie jest jeszcze wydaniem, a przygotowany dokument nie oznacza, że pracownik się z nim zapoznał.