Od uporządkowanej organizacji do spokojniejszego dnia pracy.

Utwórz organizację i ustaw jej dane.

Rejestracja pozwala utworzyć własną organizację i konto jej administratora. Wprowadź nazwę, dane kontaktowe oraz informacje firmy lub oddziału. Jeżeli należysz już do zespołu, możesz dołączyć przez zaproszenie zamiast tworzyć kolejną firmę.

Uzupełnij dni i godziny pracy, lokalizację oraz ustawienia potrzebne do wybranych procesów. Przy obsłudze kilku firm dostęp do każdej z nich jest określany osobno, a aktywną organizację można przełączyć w panelu.

Zbuduj strukturę i przygotuj kartoteki.

Dodaj jednostki organizacyjne, stanowiska i przełożonych. Dzięki temu pracownik ma określone miejsce w firmie, a osoba zarządzająca zespołem otrzymuje właściwy zakres spraw. Hierarchia pomaga również wskazać odpowiedzialność za wybrane decyzje.

Przy zatrudnieniu wprowadź umowę, etat, normy i warunki pracy. Jeżeli rozpoczynasz od rekrutacji, poprowadź kandydata przez etapy i powiąż zatrudnienie z dalszym wdrożeniem. Ustal terminy oraz osoby odpowiedzialne za pierwsze zadania.

Nadaj role i ustal zasady akceptacji.

Innego zakresu potrzebuje pracownik, innego kadry, a jeszcze innego osoba obsługująca zakupy lub flotę. Role powinny odpowiadać czynnościom wykonywanym w organizacji. Dostęp do zespołu nie powinien przypadkowo otwierać całych list płac lub prywatnej dokumentacji.

Przygotuj osoby zatwierdzające i ścieżki tam, gdzie wymaga ich proces. W projektach określ własny zespół i role. Przy komunikacji wewnętrznej powierz publikowanie redaktorom, zachowując odrębne zasady dla prywatnych rozmów.

Przeprowadź sprawę od początku do końca.

Wybierz proces ważny dla Twojego zespołu. Może to być wniosek urlopowy, zakup wyposażenia, delegacja lub projekt. Sprawdź nie tylko pierwszy formularz, ale także decyzję, wykonanie oraz zamknięcie sprawy.

Przykładowo zakup prowadzi od potrzeby i akceptacji limitu do dostawy, identyfikatora zasobu i potwierdzenia odbioru przez pracownika. Taki przegląd pomaga ustalić, które informacje są potrzebne każdej osobie i gdzie należy doprecyzować odpowiedzialność.

Wprowadź wspólny rytm zadań i informacji.

Pulpit łączy aktualności, zespół i własne zadania z informacjami operacyjnymi. Pracownik może wracać do swoich dokumentów, obecności, wyposażenia i wniosków. Przełożony sprawdza decyzje oraz postęp w zakresie swoich uprawnień.

Ustalenia zapisuj przy sprawie, której dotyczą. Komentarz zadania, dokument przy delegacji i potwierdzenie wydania mają różny cel, ale każdy z tych zapisów zachowuje kontekst. Wewnętrzne wiadomości uzupełniają współpracę pomiędzy konkretnymi osobami.

Regularnie przeglądaj terminy i wyniki.

Przypomnienia pomagają zauważyć kończące się umowy, badania, licencje, gwarancje i terminy pracy. Raporty oraz historia pozwalają wrócić do tego, co faktycznie wykonano. Warto ustalić, kto przegląda sprawy wymagające reakcji.

Po pierwszym okresie pracy sprawdź, czy dane są kompletne, role nadal odpowiadają obowiązkom, a statusy odzwierciedlają rzeczywistość. Rozbudowę procesów oprzyj na potrzebach zespołu i doświadczeniach z pełnych obiegów.