Dostęp dopasowany do tego, za co odpowiadasz.
Wspólny system powinien ułatwiać współpracę i zachowywać właściwe granice danych. TeamTrack rozdziela organizacje, role oraz obszary dokumentacji, a projekty i rozmowy mają dodatkowe zasady dostępu.
Aktywna firma określa kontekst pracy.
Pracownicy, dokumenty, pojazdy, wyposażenie, projekty i powiadomienia są powiązane z organizacją. Osoba należąca do kilku firm przełącza aktywny kontekst. Jej stanowisko, przełożony i rola mogą różnić się pomiędzy tymi firmami.
Administrator organizacji zarządza jej sprawami w zakresie nadanych uprawnień. Jest to odrębny zakres od administracji całej platformy. Wspólne konto użytkownika nie oznacza więc automatycznie takiego samego dostępu we wszystkich miejscach.
Firmy, oddziały i strukturaRola pracownika, przełożonego i specjalisty ma inne zadania.
Pracownik wraca do własnych spraw. Przełożony potrzebuje widoku zespołu i decyzji, za które odpowiada. HR prowadzi obsługę zatrudnienia, a osoby płacowe pracują na listach i rozliczeniach. Zakupy, wyposażenie i flota mają kolejne zakresy odpowiedzialności.
Te role nie powinny być traktowane jako zamienne. Dostęp do zespołu nie daje automatycznie wglądu w prywatne dane kadrowe ani wynagrodzenia. Uprawnienia w TeamTrack są sprawdzane również przy wykonywaniu czynności i pobieraniu dokumentów, a nie tylko przy wyświetleniu pozycji menu.
Dokumenty pozostają przy swojej sprawie.
Załącznik przy pracowniku, faktura przy delegacji i plik w projekcie mają różny kontekst. TeamTrack wiąże plik z odpowiednim zapisem i kontroluje dostęp do niego. Prywatna dokumentacja jest pobierana przez aplikację po sprawdzeniu uprawnień.
Wybrane pola kartoteki HR, w tym PESEL i rachunek bankowy, oraz klucze licencji korzystają z szyfrowania zapisanych wartości. Nie oznacza to, że każda informacja w systemie ma taki sam charakter i sposób obsługi. Zakres danych należy dopasować do rzeczywistych procesów firmy.
Katalog ludzi służy współpracy, a kartoteka HR obsłudze zatrudnienia.
W książce kontaktów przydatne są nazwisko, stanowisko, dział, przełożony i adres służbowy. To informacje pomagające znaleźć właściwą osobę. Prywatny adres, dane identyfikacyjne i informacje płacowe mają inny cel.
Dlatego katalog pracowników nie udostępnia prywatnej kartoteki HR. Pracownik może odnaleźć kolegę z firmy i napisać do niego wiadomość, zachowując rozdzielenie danych kontaktowych od danych potrzebnych do zatrudnienia i rozliczeń.
Projekt ma własny zespół i poziomy dostępu.
Właściciel, kierownik, członek oraz obserwator mają różne możliwości w projekcie. Projekt prywatny jest dostępny dla uprawnionych uczestników i administratora organizacji. Projekt udostępniony firmie może być odczytywany w szerszym zakresie, bez automatycznego nadawania prawa do zmiany zadań.
Stawki i budżet są przeznaczone dla osób zarządzających projektem. Rola HR sama w sobie nie daje dostępu do prywatnego projektu. Takie rozdzielenie pomaga prowadzić współpracę pomiędzy działami bez rozszerzania wszystkich pozostałych uprawnień.
Role i zadania w projektachPrywatna rozmowa ma określonych uczestników.
Korespondencję indywidualną lub grupową oraz jej pliki widzą osoby uczestniczące w rozmowie. Administrator, który do niej nie należy, nie otrzymuje wglądu tylko z powodu swojej roli.
Skład istniejącej rozmowy pozostaje stały. Dla innego grona rozpoczyna się nową korespondencję. Osobista archiwizacja porządkuje skrzynkę użytkownika i nie usuwa historii pozostałym uczestnikom.
Historia decyzji pomaga wyjaśnić wykonane działania.
Akceptacja wniosku, wydanie zasobu i zamknięcie zadania mają określony kontekst. Historia zmian i potwierdzeń pozwala wrócić do wcześniejszych ustaleń. W procesach wymagających niezależności rozdzielone są także przygotowanie i zatwierdzenie.
Przykładowo osoba przygotowująca listę płac nie zatwierdza jej sama, a własny wniosek zakupowy wymaga decyzji innej osoby. Ważny komunikat z potwierdzeniami zapoznania się zachowuje swoją treść. Te zasady wspierają czytelną odpowiedzialność za kolejne etapy.
Dobry zakres dostępu zaczyna się od dobrego podziału pracy.
Przy tworzeniu organizacji ustal, kto obsługuje kadry, płace, wyposażenie, projekty i publikację informacji. Przeglądaj role po zmianie stanowiska lub obowiązków, a przy zakończeniu współpracy rozlicz zadania oraz zasoby.
Zobacz, jak przygotować organizacjęZłap dobry rytm pracy.
Utwórz organizację i zacznij porządkować codzienne sprawy swojego zespołu w TeamTrack.