Delegacje krajowe i zagraniczne z pełnym obiegiem dokumentów.

Polecenie wyjazdu z trasą, celem i terminem

Wniosek określa, dokąd, po co i w jakim czasie ma odbyć się podróż. Uzupełniasz informacje o trasie, środku transportu oraz planowanym przebiegu. Ten sam dokument jest podstawą późniejszej akceptacji i rozliczenia.

Obsługa delegacji krajowych i zagranicznych pozwala prowadzić wyjazdy w jednej przestrzeni. Przy podróży zagranicznej znaczenie mają również odcinki i daty istotne dla rozliczenia. Wprowadzone dane pozostają przy delegacji, aby można było do nich wrócić przy kontroli kosztów.

Ścieżki akceptacji dopasowane do odpowiedzialności

Organizacja może przygotować własne ścieżki akceptacji i wskazać osoby odpowiedzialne za kolejne decyzje. Obieg ma etapy i historię. Pracownik może sprawdzić, co dzieje się z dokumentem, zamiast pytać po kolei kilka działów.

Ważne jest zachowanie zasad rozpoczętego procesu. Zmiana konfiguracji na przyszłość nie powinna zmieniać po cichu warunków dokumentu, który jest już w akceptacji. TeamTrack zapisuje kontekst obiegu i powiązane decyzje.

Zaliczki, koszty i dokumenty z podróży

Przy delegacji gromadzisz zaliczki oraz wydatki związane z wyjazdem. Faktury, rachunki i inne załączniki są powiązane z właściwą sprawą. To ułatwia sprawdzenie, którego kosztu dotyczy dokument i co nadal wymaga uzupełnienia.

Po powrocie pracownik zbiera dane potrzebne do rozliczenia. Opisy kosztów i dokumenty są w tym samym miejscu co polecenie. Księgowość może ocenić całość podróży bez odtwarzania jej z oddzielnych wiadomości.

• Zaliczki i pozycje kosztowe
• Dokumenty przy delegacji i wydatkach
• Komentarze oraz historia obsługi

Diety, noclegi, przejazdy i waluty

Rozliczenie może uwzględniać diety, noclegi, przejazdy, ryczałty i inne pozycje związane z wyjazdem. Dostępna konfiguracja stawek i zasad pozwala przygotować sposób pracy organizacji. W podróżach zagranicznych istotne są również waluty i kursy.

Obliczenia wymagają poprawnych danych o przebiegu podróży oraz przyjętych parametrach. Przed zamknięciem okresu osoba odpowiedzialna powinna sprawdzić kompletność dokumentów, rozliczenie zaliczek i zgodność wprowadzonych pozycji z rzeczywistym wyjazdem.

Zamknięcie rozliczenia, PDF i raporty

Rozliczenie przechodzi własny etap przygotowania i kontroli. Dokumenty PDF pozwalają utrwalić zapis sprawy, a raporty i eksport danych pomagają spojrzeć na wyjazdy w wybranym okresie.

Dostęp do zestawień odpowiada roli użytkownika: pracownik wraca do swoich delegacji, przełożony do spraw zespołu, a osoby rozliczające do dokumentów objętych ich odpowiedzialnością. Numery dokumentów i dane pozostają związane z organizacją.