Delegacje
- Zgoda na wyjazd
Przed rozpoczęciem delegacji i ponownie po odrzuceniu.
- Zatwierdzenie rozliczenia
Po uzupełnieniu kosztów, przed dopuszczeniem rozliczenia do wypłaty.
Obieg wniosków i decyzji
Jasna ścieżka od wniosku do akceptacji.
Urlop, zakup komputera, delegacja czy budżet projektu wymagają różnych decyzji. W TeamTrack określasz, kto i w jakiej kolejności zatwierdza sprawę. Wniosek, komentarz i historia decyzji pozostają razem.
Przykładowa konfiguracja · zakup wyposażenia
Potrzeba ma swój kolejny krok.
1
Pracownik
Zapotrzebowanie i uzasadnienie
2
Przełożony
Ocena potrzeby zespołu
3
Osoba odpowiedzialna za budżet
Decyzja finansowa i komentarz
Liczbę etapów i osoby zatwierdzające ustalasz w swojej organizacji.
Wspólne zasady, różne procesy13 rodzajów decyzji.
13 rodzajów decyzji.
5 obszarów pracy firmy.
Ścieżki przypisujesz do konkretnych czynności. Zgoda na wyjazd i akceptacja jego rozliczenia mogą mieć inne etapy oraz innych odpowiedzialnych.
Czas pracy
- Urlop i nieobecność
Wniosek pracownika; można rozróżnić rodzaje nieobecności.
- Anulowanie zatwierdzonego urlopu
Przed zwolnieniem wykorzystanego limitu urlopowego i odwołaniem zastępstwa.
- Ewidencja czasu pracy
Zatwierdzenie zakończonego wpisu, także po korekcie.
Zakupy
- Zapotrzebowanie zakupowe
Zgoda na potrzebę i budżet przed przygotowaniem zamówienia. Kwota netto w PLN.
- Zmiana zatwierdzonego budżetu zakupu
Ponowna akceptacja nowego limitu netto. Bez osobnej ścieżki używana jest ścieżka zapotrzebowania.
- Złożenie zamówienia
Kontrola dostawcy i ostatecznej wartości netto przed złożeniem zamówienia.
Flota
- Rezerwacja pojazdu
Przed potwierdzeniem rezerwacji i każdej zmiany auta, kierowcy lub terminu.
Projekty
- Uruchomienie projektu
Przed rozpoczęciem realizacji lub wznowieniem projektu.
- Zmiana budżetu projektu
Przed zmianą kwoty lub waluty zatwierdzonego budżetu.
- Zamknięcie projektu
Odbiór projektu po zakończeniu wszystkich zadań.
- Odbiór kamienia milowego
Po wykonaniu zadań przypisanych do kamienia milowego.
Dobierz ścieżkę do rodzaju sprawy i struktury firmy.
Administrator wskazuje zastosowania ścieżki: rodzaj czynności, jednostkę organizacyjną i, tam gdzie ma to znaczenie, przedział kwotowy lub podtyp dokumentu. Może objąć regułą również podległe jednostki. Priorytet pomaga rozstrzygnąć, która konfiguracja pasuje do danego wniosku.
W praktyce zakup dla działu operacyjnego może wymagać decyzji jego przełożonego, a wyższa wartość dodatkowego zatwierdzenia budżetu. Oddzielne zastosowania pozwalają uwzględnić zmianę zaakceptowanej kwoty i złożenie zamówienia. Samo zatwierdzenie potrzeby nie oznacza jeszcze, że zakup został zrealizowany.
Odpowiedzialność wynika z roli lub wskazania konkretnej osoby.
Etap można skierować do bezpośredniego przełożonego, wskazanego użytkownika, osoby o odpowiedniej roli albo kierownika jednostki. Przygotuj hierarchię i role przed uruchomieniem obiegu, aby wniosek trafiał do właściwej osoby także wtedy, gdy zespoły mają innych kierowników.
Ustalasz kolejność etapów oraz zasady udziału akceptujących. Konfiguracja określa również możliwość zatwierdzenia własnej sprawy. Dzięki temu zasady podejmowania decyzji są częścią procesu, a nie ustnym ustaleniem, o którym trzeba pamiętać przy każdym wniosku.
Widać aktualny etap, wynik i wcześniejsze decyzje.
Wnioskodawca może sprawdzić postęp, a uprawniona osoba wrócić do rozpatrywanego dokumentu i komentarzy. Rozpoczęty obieg zachowuje zapis swojej konfiguracji. Późniejsza edycja ścieżki nie przepisuje historii już uruchomionej sprawy.
Akceptacja dotyczy określonych danych. Zmiana budżetu, rezerwacji lub dokumentu może wymagać ponownej decyzji zgodnie z zasadami danego modułu. Historia pomaga odróżnić zatwierdzoną wersję od propozycji, która nadal czeka na rozpatrzenie.
Listy płac mają własny proces weryfikacji i zatwierdzania. Nie korzystają obecnie ze wspólnych, konfigurowalnych ścieżek opisanych na tej stronie.
Ustal zasady, a następnie sprawdź jeden pełny obieg.
Wybierz sprawę, od której zacznie zespół. Określ autora wniosku, osobę podejmującą decyzję i warunki dodatkowego zatwierdzenia. Przetestuj akceptację, odrzucenie i ponowne wysłanie poprawionego dokumentu na przykładzie swojej organizacji.
Konfigurowalna ścieżka działa po aktywowaniu i przypisaniu jej do odpowiedniej czynności. Jeśli nie ma przypisanej ścieżki, obowiązuje standardowy sposób obsługi danego modułu. Samo utworzenie definicji nie włącza jej automatycznie dla wszystkich spraw firmy.
Przeczytaj poradnik przygotowania ścieżekDokument i decyzja w jednym kontekście
Poznaj procesy, które zatwierdzasz.
Zacznij bezpłatnie
Uporządkuj decyzje w swojej firmie.
Obecnie wszystkie dostępne moduły TeamTrack są całkowicie bezpłatne. Utwórz organizację i zaproś zespół do wspólnej pracy.