Przejdź do treści
teamtrack.
Zaloguj sięZacznij za darmo
Dokumenty pracownicze online w TeamTrack

Dokumenty pracownicze online w kartotece HR.

Dokumenty pracownicze online w TeamTrack pozostają przy właściwej osobie w kartotece HR. Kadry dodają pliki, określają ich kategorię i prowadzą udostępnianie zgodnie z uprawnieniami. Pracownik wraca do swoich materiałów oraz potwierdza zapoznanie się z dokumentem.

0 zł Obecnie wszystkie dostępne moduły są bezpłatne.

Zacznij za darmo Poznaj szczegóły

Część modułu HR i kadry

Dokumenty przypisane do osoby, kategorie i potwierdzenia odczytu.

01Wybierz pracownika
02Dodaj dokument
03Udostępnij informacje
04Sprawdź potwierdzenie

Przykładowa kolejność działań w module.

Dokument ma znaczenie w konkretnym procesie: zatrudnieniu, wdrożeniu, szkoleniu lub codziennej obsłudze pracownika. Powiązanie pliku z kartoteką pomaga znaleźć ten kontekst i odróżnić dokumenty osobowe od materiałów udostępnianych całemu zespołowi. Dostęp do plików pozostaje związany z organizacją i rolą użytkownika.

Elektroniczna kartoteka pracownika z dokumentami

Kartoteka łączy informacje służbowe, umowy, zadania HR i dokumenty przypisane do osoby. Przy obsłudze pracownika możesz przejść od danych zatrudnienia do odpowiednich materiałów bez zmiany kontekstu organizacji. Plik jest opisany tytułem oraz kategorią.

Taki porządek pomaga podczas bieżącej pracy kadr i przy przekazywaniu spraw innemu uprawnionemu użytkownikowi. Nie trzeba ustalać właściciela dokumentu na podstawie samej nazwy pliku. Zapis w kartotece wskazuje osobę i rodzaj materiału.

  • Tytuł i kategoria dokumentu
  • Powiązanie z pracownikiem
  • Dokumenty dostępne w kartotece HR

Dostęp do dokumentów zgodny z rolą w firmie

Materiały pracownicze wymagają innego zakresu dostępu niż aktualność dla całej organizacji. W TeamTrack uprawnienia do HR, dokumentów i danych prywatnych określają, jakie informacje może zobaczyć użytkownik. Samo przynależenie do firmy nie otwiera wszystkich kartotek.

Pracownik korzysta z własnego profilu, a przełożony z zakresu przyznanego do spraw zespołu. Administrator ustawia role w organizacji. Przy przełączeniu firmy zmienia się kontekst pracy i dostęp do dokumentacji tej organizacji.

  • Dostęp pracownika do własnych dokumentów
  • Uprawnienia do spraw kadrowych
  • Rozdzielenie dokumentacji poszczególnych firm

Potwierdzenie zapoznania się z dokumentem

Przy przekazaniu instrukcji, zasad lub materiałów wdrożeniowych ważne jest, czy pracownik zapoznał się z treścią. Osoba, której udostępniono dokument, może potwierdzić ten fakt w systemie. Data potwierdzenia pozostaje widoczna przy materiale.

Potwierdzenie zapoznania pomaga w obsłudze procesu, ale ma własne znaczenie. Nie opisujemy go jako podpisu elektronicznego pod umową. Wymagania dotyczące podpisania, przechowywania oryginałów i prowadzenia dokumentacji firma ustala odrębnie dla danego rodzaju dokumentu.

  • Materiały do zapoznania przez pracownika
  • Zapis daty potwierdzenia
  • Czytelny stan dokumentu w kartotece

Dokumenty HR podczas wdrożenia i dalszej współpracy

Na początku zatrudnienia dokumenty pomagają przekazać informacje potrzebne nowej osobie. Później kartoteka pozostaje miejscem powrotu do materiałów dotyczących pracy, szkoleń i ustaleń. Zadania HR mogą wskazywać czynności związane z przygotowaniem lub uzupełnieniem dokumentacji.

Jeżeli informacja ma trafić do całego działu albo wybranej grupy, możesz użyć komunikatu w intranecie. Dokumenty osobowe pozostają w obszarze pracownika, a materiały firmowe mają odbiorców ustawionych w komunikacie. Oba procesy można połączyć z onboardingiem.

  • Materiały na rozpoczęcie współpracy
  • Dokumentacja szkoleń i zadań HR
  • Komunikaty z określoną grupą odbiorców
Zakres tej strony obejmuje kartotekę HR i udostępnianie dokumentów pracownika. Decyzja o sposobie prowadzenia formalnych akt wymaga odrębnego ustalenia wymagań organizacji.
Od początku do rezultatu

Jak udostępniać dokumenty pracownikowi?

Każdy etap ma swój kontekst i kolejną czynność do wykonania.

01

Wybierz pracownika

Otwórz kartotekę w odpowiedniej organizacji.

02

Dodaj dokument

Prześlij plik i określ opis oraz kategorię materiału.

03

Udostępnij informacje

Pracownik korzysta z dokumentów w swoim zakresie dostępu.

04

Sprawdź potwierdzenie

Przy materiale pozostaje informacja o zapoznaniu się z nim.

Szczegóły mają znaczenie

Pytania i odpowiedzi.

Sprawdź zakres funkcji i zasady korzystania z modułu.

Czy pracownik widzi dokumenty innych osób?

Dostęp do cudzej dokumentacji zależy od uprawnień. Zwykły dostęp do własnego profilu nie oznacza dostępu do dokumentów całej firmy.

Czy potwierdzenie zapoznania oznacza podpisanie umowy?

Nie. Potwierdzenie dotyczy zapoznania się z dokumentem. Wymagany sposób podpisania umowy lub innego dokumentu należy ustalić odrębnie.

Czy mogę zrezygnować z papierowych akt osobowych?

Opisane funkcje służą udostępnianiu i porządkowaniu plików pracownika. Samo dodanie plików nie stanowi potwierdzenia spełnienia wymagań formalnej dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej.

Więcej możliwości w tym obszarze

Wybierz sprawę, którą chcesz uporządkować. Sprawdź funkcje, przebieg pracy i powiązania z pozostałymi modułami TeamTrack.

Sprawy, które się łączą

Zobacz również.

Zacznij bezpłatnie

Połącz ten obszar z resztą firmy.

Obecnie wszystkie dostępne moduły TeamTrack są całkowicie bezpłatne. Utwórz organizację i zaproś zespół do wspólnej pracy.

Zacznij za darmo