O czym jest ten poradnik?
Wspólne konto do obsługi kilku firm nie powinno oznaczać wspólnej puli wszystkich dokumentów. Ta sama osoba może zarządzać jedną organizacją, pracować w drugiej i nie mieć żadnego dostępu do trzeciej. Taki układ wymaga osobnych przypisań i świadomego przełączania kontekstu.
Przed zaproszeniem zespołu opisz strukturę, odpowiedzialnych i zasady widoczności. Poniższa lista pomaga uniknąć sytuacji, w której brakujące uprawnienia zastępuje się nadaniem każdemu roli administratora.
Ustal granicę organizacji i oddziału
Oddział, dział i osobna firma nie są tym samym. Zastanów się, które jednostki należą do wspólnej organizacji, a które powinny mieć osobny zestaw ewidencji, ustawień i dokumentów. Nazwa lokalizacji nie zastępuje decyzji o zakresie danych.
W organizacji możesz opisać dane firmy, jednostki i lokalizacje: adres, identyfikatory, kontakt, godziny działania oraz położenie. Dane lokalizacji są przydatne m.in. przy rejestracji czasu pracy. Zadbaj o poprawne współrzędne i promień obszaru zamiast polegać wyłącznie na nazwie miasta.
Przypisz osobę do firmy i miejsca w strukturze
Ustal stanowisko, jednostkę oraz przełożonego w danej organizacji. Pracownik działający w kilku firmach może mieć w każdej inne obowiązki. Samo założenie konta użytkownika nie opisuje tych relacji.
W TeamTrack przynależność i role są związane z organizacją. Przy obsłudze kolejnej firmy wybierz ją jako aktywną i sprawdź jej nazwę w panelu przed zapisaniem dokumentu. To prosty nawyk, który ma znaczenie przy dodawaniu umów, planowaniu urlopów czy wydawaniu sprzętu.
Oddziel przełożonego, kadry i administratora
Przełożony potrzebuje spraw swojego zespołu. Kadry obsługują zatrudnienie i dokumenty, a osoby uprawnione do płac — szczegółowe wynagrodzenia. Administrator organizacji przygotowuje konta, role i strukturę. Nie zakładaj, że każda z tych odpowiedzialności wymaga identycznego dostępu.
Szczególną uwagę poświęć dokumentom prywatnym i korespondencji. Rozmowę wewnętrzną w TeamTrack widzą jej uczestnicy. Samo posiadanie roli administratora nie daje dostępu do wszystkich prywatnych rozmów pracowników.
Sprawdź dostęp z perspektywy odbiorcy
Przygotuj przykładowy dokument pracownika i sprawdź go na koncie pracownika, przełożonego oraz osoby obsługującej moduł. Oceniaj zarówno widok listy, jak i próbę wejścia przez bezpośredni link. Ukryty przycisk nie jest pełnym sprawdzeniem uprawnień.
Powtórz próbę po przełączeniu na inną organizację. Dokument pierwszej firmy nie powinien stawać się dostępny tylko dlatego, że użytkownik zna jego adres. Testuj przykładowe dane, aby nie wykorzystywać rzeczywistej dokumentacji pracowniczej do sprawdzania konfiguracji.
Ustal właściciela zmian w strukturze
Awans, przeniesienie do innego działu i odejście z firmy wpływają na odpowiedzialność za dokumenty i decyzje. Wskaż osobę, która aktualizuje przypisania, oraz sposób przekazania otwartych spraw przed zakończeniem dostępu.
Po zmianie przełożonego sprawdź ścieżki akceptacji i dostęp do zespołu. Po odejściu pracownika rozlicz wyposażenie oraz licencje i odbierz odpowiednie dostępy. Wcześniejsza historia dokumentów powinna pozostać czytelna dla osób uprawnionych do dalszej obsługi organizacji.
Lista kontrolna do wykorzystania w firmie
- Ustalona granica firmy, jednostki i lokalizacji.
- Aktualne przypisania, stanowiska i przełożeni.
- Role zgodne z faktycznym zakresem obowiązków.
- Test własnego dokumentu i dokumentu podwładnego.
- Sprawdzona odmowa dostępu z innej organizacji.
- Właściciel aktualizacji struktury oraz procedura odejścia.
Dodatkowe pytania
Czy użytkownik potrzebuje innego loginu do każdej firmy?
Nie. Konto może należeć do wielu organizacji, a użytkownik wybiera aktywną firmę. Role i przypisania są rozpatrywane w kontekście danej organizacji.