O czym jest ten poradnik?
Zakończenie współpracy dotyczy nie tylko dokumentów kadrowych. Pracownik może mieć komputer, telefon, klucze do narzędzi, przydziały licencji i otwarte zadania. Jeśli każda osoba prowadzi własną listę, trudno stwierdzić, czy wszystko zostało rozliczone.
Przygotowanie offboardingu warto oprzeć na aktualnej ewidencji wydań i rzeczywistych obowiązkach. TeamTrack łączy wyposażenie wymagające zwrotu z HR, dzięki czemu lista zasobów nie powstaje dopiero ostatniego dnia z pamięci zespołu.
Najpierw ustal zakres i odpowiedzialnych
Potwierdź datę końca współpracy oraz osoby odpowiadające za dokumenty, przekazanie pracy i wyposażenie. Te obszary mogą być obsługiwane przez różne działy. Ogólne zadanie „rozliczyć pracownika” nie pokazuje, czego nadal brakuje.
Lista zadań powinna określać rezultat i termin każdej czynności. Przełożony odpowiada za przekazanie pracy, HR za właściwe sprawy kadrowe, a opiekun zasobów za potwierdzenie zwrotów lub odebrania dostępów. Nazwy ról w firmie mogą być inne, ale odpowiedzialność powinna pozostać czytelna.
Oprzyj listę zwrotów na wydaniach
Sprawdź zasoby przypisane do pracownika, ich identyfikatory i ilości. Warto odróżnić trwałe wyposażenie od materiałów zużywalnych. Papier czy inne wykorzystane materiały nie powinny tworzyć takiego samego obowiązku zwrotu jak laptop.
W TeamTrack wydania wymagające rozliczenia są powiązane z kartoteką HR. Offboarding wskazuje je jako sprawy do zwrotu. Historia wydania pozwala ustalić, kiedy i komu przekazano konkretny egzemplarz, a nie tylko ogólną kategorię sprzętu.
Zwrot powinien opisywać rzeczywisty stan
Przyjęcie rzeczy wymaga sprawdzenia identyfikatora i stanu. Zwykłe ślady użytkowania, uszkodzenie i utrata to różne wyniki rozliczenia. Zapisz ustalenia i ewentualny protokół przy właściwym wydaniu.
Pracownik może zgłosić chęć zwrotu, ale to osoba obsługująca wyposażenie potwierdza jego przyjęcie. Dzięki temu prośba o oddanie nie jest mylona z zakończonym rozliczeniem. Uszkodzony zasób można skierować do serwisu, zamiast od razu traktować go jako gotowy do kolejnego wydania.
Licencję rozlicz także po stronie usługi
Przy licencji ważne jest odebranie przypisanego dostępu i zwolnienie właściwej puli stanowisk. Zmiana w ewidencji nie wykonuje sama czynności w zewnętrznej usłudze dostawcy. Osoba odpowiedzialna powinna najpierw przeprowadzić realne odebranie dostępu, a następnie je potwierdzić.
Licencja związana z urządzeniem wymaga zachowania kolejności rozliczenia. W TeamTrack aktywne przydziały urządzeniowe trzeba rozliczyć przed przyjęciem zwrotu danego sprzętu. To pomaga uniknąć sytuacji, w której komputer wraca do obiegu z nierozliczonym powiązaniem.
Przekaż pracę i zachowaj historię
Przejrzyj otwarte zadania oraz projekty. Ustal nową osobę odpowiedzialną za dalsze działania i wskaż materiały potrzebne do kontynuacji. Przy ważnym zadaniu komentarz z opisem stanu pracy jest bardziej użyteczny niż samo usunięcie przypisania.
Zakończenie dostępu nie powinno oznaczać utraty dokumentów i historii. W TeamTrack proces kończenia współpracy zachowuje wcześniejsze zapisy, a nierozliczone wydania pozostają widoczne. Przed zamknięciem sprawdź również zadania offboardingu oraz potwierdzenia wykonanych czynności.
Lista kontrolna do wykorzystania w firmie
- Data zakończenia i osoby odpowiedzialne są ustalone.
- Lista zwrotów wynika z ewidencji wydań.
- Sprzęt sprawdzono po identyfikatorach i stanie.
- Dostępy odebrano faktycznie u dostawców usług.
- Zadania i materiały przekazano właściwym osobom.
- Dokumentacja oraz historia pozostają dostępne uprawnionym.